Bij TechSoup Nederland gebruiken we verschillende tools die ons in staat stellen om op afstand samen te werken. Sinds het begin van de gezondheidscrisis hebben we ons gebruik van deze tools ontwikkeld en vragen gesteld over de manier waarop we ze gebruiken.
We delen onze ervaring in dit artikel. Het is belangrijk om voortdurend vragen te stellen over onze tools om het gebruik ervan te verbeteren of ze te veranderen wanneer ze niet langer relevant zijn. Hier is een lijst van enkele van hen die we vandaag dagelijks gebruiken.
We gebruiken Slack om te chatten zoals bestaande private boodschappers zoals Facebook Messenger of WhatsApp dat doen. Het verschil met Slack is dat dit platform is ontwikkeld voor professionele samenwerking. Het stelt ons in staat om het aantal e-mails in het team te beperken en elkaar direct te ontmoeten via instant messaging en videogesprek in een klik. Georganiseerd in discussiegroepen, stelt onze messaging-ruimte ons in staat om alles te vinden: inhoud die de dag ervoor of 3 maanden geleden werd gedeeld, gedeelde media (foto's, video's).
We ontwikkelen ook applicaties in onze ruimte die ons in staat stellen om bepaalde taken te automatiseren en een aantal van onze andere tools te koppelen aan Slack om informatie te vinden, zelfs in Trello bijvoorbeeld!
Slack is beschikbaar in het TechSoup Nederland-programma.
Trello is een applicatie voor het beheren van projecten in teams en op afstand. Trello's tabellen, lijsten en kaarten stellen teams in staat om projecten op een leuke, flexibele en lonende manier te organiseren en te prioriteren. Intern gebruiken we 4 verschillende tabellen: een voor de dagelijkse organisatie, een voor de ondersteuning van de non-profit, een voor de ontwikkeling van de non-profit op langere termijn en ten slotte een voor de opvolging van onze gemeenschap van non-profits en partners.
Het is mogelijk om de tabel aan te passen door labels toe te voegen aan de aangemaakte kaarten die overeenkomen met zoveel mogelijk taken, ook kunnen er checklists worden gemaakt voor de taak van een project. Op een zeer specifieke manier laat Trello u toe om elk aspect van een project te detailleren en dan te zien in welke richting het team evolueert op deze projecten in real time.
We bieden Trello niet aan in de catalogus, maar het is hier beschikbaar als freemium (tot op zekere hoogte gratis).
Bij TechSoup Nederland gebruiken we ook verschillende tools bij Microsoft.
OneDrive stelt ons in staat om bestanden online op te slaan en te delen op de Cloud. Hierdoor kunnen we voorkomen dat we bestanden naar elkaar terugsturen om te downloaden. We sturen URL-links naar elkaar als we Word, Excel en meer delen.
Outlook is onze gemeenschappelijke mailbox, het stelt ons in staat om verschillende postadressen te delen bij TechSoup Nederland terwijl we een eigen zakelijk adres hebben. Met dit vakje kunt u automatisch e-mails versturen, automatisch antwoorden van de site ontvangen en nog veel meer.
Tot slot laat OneNote toe om op een collaboratieve en dus gedeelde manier notities te nemen. Ook gehost op de Cloud, onze OneNote werkruimte bestaat uit secties en vervolgens subsecties met aantekeningen over onze projecten die al goed ontwikkeld zijn op andere tools zoals Slack en Trello.
OneDrive, Outlook en OneNote zijn allemaal applicaties die via Microsoft bij ons beschikbaar zijn. De Office-suite biedt deze applicaties, evenals de Cloud Office 365-versie, aan.
De Canva-tool is een website die het mogelijk maakt om inhoud in elk gewenst formaat te creëren: Facebook-publicatie, -presentatie, -logo en -postercreatie en nog veel meer. Het is beschikbaar onder een Freemium-abonnement, de toegang is vrij betaalbaar en het is een goed alternatief voor het Adobe-aanbod wanneer u nieuw bent in het maken van content. Naast de creatie laat Canva ook content planning toe op sociale netwerken, wat zeer interessant is voor organisaties die een contentstrategie starten en zelfs bereid zijn om deze te verbeteren.
Canva is niet beschikbaar bij TechSoup Nederland maar biedt non-profits een voorkeurstarief, bekijk de pagina voor non-profits meteen.
Wilt u uw nieuws automatisch ontvangen in Slack? Moet u een Excel-spreadsheet invullen zodra Canva inhoud naar Facebook stuurt? Wil je elke vrijdag in Slack een onderzoek starten zodra alle taken in Trello zijn uitgevoerd? Zapier is de applicatie die uw organisatie nodig heeft! Bij TechSoup Nederland gebruiken we het om onze digitale bewaking te automatiseren. Dankzij de RSS by Zapier applicatie ontvangen we het nieuws direct in een Slack kanaal zodra onze favoriete nieuwssites nieuwe content publiceren.
Zapier staat niet in de catalogus van TechSoup Nederland, maar bekijk hun aanbod hier.
Wilt u uw onderzoeken en andere contactformulieren vriendelijker maken? Typeform is de oplossing die uw organisatie nodig heeft! Bij TechSoup Nederland maken we al onze formulieren en andere tests op deze tool. Het stelt ons in staat om elk van onze verzoeken te personaliseren tot conversaties, wat in sommige gevallen zelfs kan leiden tot een correctere dataverzameling. Inderdaad, het visuele toegestaan door Typeform plaatst de respondent in een minder beperkte houding. Het invullen van een formulier via Typeform wordt zelfs leuk.
Het standaardformulier wordt niet aangeboden in de catalogus. Bekijk hier de tool om meer te weten te komen.
We gebruiken de Zoom-tool voor onze videoconferentiegesprekken, georganiseerde teamgesprekken en vergaderingen met non-profits en potentiële partners. Met Zoom kunnen we tijdens vergaderingen en webinars communiceren met collega's, partners, donateurs, vrijwilligers en kiezers. Beroemde videoconferencing software, het kan tot 500 video-deelnemers of 10.000 niet-deelnemers.
Zoom is beschikbaar in de catalogus.
